یکی از مشکلات کاربران این است که روی این موضوع وقت نگذاشته اند که از چه چیزی پشتیبان گیری کنند. وقتی که اطلاعات را از دست دادید تازه یادتان می آید که تصاویر عروسی برادرتان را در یک پوشه در درایو G نگهداری می کرده اید که فراموش کرده اید از آنها پشتیبان بگیرید و حالا همه آنها از دست رفته اند.
برخی مکان های مهم که نباید فراموش کنید شامل این موارد است:
پوشه My Documents: معمولا به صورت پیش فرض هر فایلی که ذخیره شود، به این پوشه منتقل
می شود. بسیاری از ما هم برای دسته بندی و مدیریت فایل ها از این پوشه استفاده می
کنیم. پس داشتن نسخه پشتیبان آن از ضروریات است.
E-mail: اگر برای مدیریت اکانت های ایمیل تان از برنامه های نصب شده روی سیستم مانند اوت لوک یا تاندربرد استفاده می کنید، نگه داری بک آپ از پوشه های محل ذخیره پیام ها لازم و حیاتی است.
System Files: این مورد می تواند یکی از مهمترین بخش های سیستم پشتیبان گیری باشد. زیرا در صورت آسیب دیدن این فایل ها، معمولا سیستم عامل از کار می افتد. البته اگر نسخه پشتیبان تان به صورت یک ایمیج کامل از همه چیز باشد، تهیه چنین بک آپی چندان ضروری نیست. در این مورد بیشتر صحبت می کنیم.
Data Files: بسیاری از فایل های موجود در سیستم، آنهایی هستند که شما ایجاد کرده و یا از جای دیگری به کامپیوتر منتقل کرده اید. این فایل ها ممکن است عکس، آهنگ، کتاب الکترونیک یا اسناد و مکاتبات متنی باشند. در صورتی که آنها را تا حد امکان در یک جا نگه دارید، تهیه نسخه پشتیبان از آنها هم بسیار راحت تر می شود.
تیتر یک روزنامه دو کار مهم را انجام می دهد: توجه شما را جلب می کند و به شما می گوید که مقاله ی اصلی اش درباره ی چه موضوعی است. آنگاه شما تصمیم می گیرید که آن روزنامه را خریداری کرده و مطالعه کنید، یا اینکه به سادگی از کنار آن بگذرید. سابجکت ایمیل هم باید دقیقا همین کار را انجام دهد. با انتخاب مناسب تعداد کمی کلمه، گیرنده در یک نگاه خواهد فهمید که این ایمیل درباره چه موضوعی است و چه هدفی دارد.
اگر ایمیل تان یکی از ایمیل های عمومی عادی است که مرتبا ارسال می شوند (مانند گزارش کار هفتگی)، بهتر است که تاریخ را در سابجکت ذکر کنید. برای ایمیل هایی هم که نیاز به پاسخ دارند، بهتر است این مورد در سابجکت درج شود. مثلا: «لطفا تا ۱۵ خرداد پاسخ دهید».
به خاطر داشته باشید که همه تلاش می کنند تعداد ایمیل های اسپم دریافتی شان را کاهش دهند. اگر شما از سابجکت تان به خوبی استفاده کنید، شانس اینکه ایمیل تان خوانده شود را افزایش می دهید، و جلوی این موضوع که با اسپم اشتباه گرفته شده و حتی بدون یک نگاه سرسری پاک شود را می گیرید.